Un entrepreneur est tenu, légalement, de conserver ses archives. C’est un fait. Pendant une période réglementaire, tout document peut être demandé. Au-delà de cette période, le document doit être supprimé. Mais quel est le cycle de vie de chaque document et comment adopter les bons gestes en archivage ?
Archivage : de quoi parle-t-on ?
Une entreprise, tous les jours, émet des documents. Leur nombre est proportionnel à la taille de l’entreprise, son nombre d’employés, quelquefois ; mais aussi à sa date de création. Plus une entreprise est pérenne et a su se développer, plus il est entendable qu’elle génère et reçoit des documents. Quelquefois, ces papiers n’ont pas de valeur légale, mais la plupart du temps, ils doivent être conservés dans ce que l’on appelle la salle des archives.
Certains documents sont courants et intermédiaires ; cela signifie qu’ils peuvent avoir leur utilité au quotidien, pour la marche habituelle de l’entreprise. Ce sont également eux qui peuvent être demandés par une administration ou encore un client, dans le cas d’une situation contentieuse.
Pourtant, parmi tous ces documents, la durée de conservation n’est pas la même. Un document donné devra être gardé pendant seulement deux ans, avant d’être supprimé, alors que d’autres seront à conserver pendant trois décennies.
A cela s’ajoute désormais l’obligation de dématérialiser ces documents, pour devenir une entreprise plus digitale. Un véritable défi pour les entrepreneurs qui éprouvent déjà des difficultés à faire quelquefois la différence entre deux documents commerciaux dont les durées réglementaires sont donc différentes. Comment faire ?
Archives papier et digitalisation : comment gérer les deux ?
Il faudrait pouvoir, afin de gérer au mieux les documents papiers et digitaux arriver à identifier leur nature ; afin de connaitre leur durée de conservation. Le chef d’entreprise, au besoin, pourrait alors récoler les documents ; c’est-à-dire trier et supprimer ceux qui doivent l’être.
Enfin, l’étape suivante consisterait en le fait de numériser les documents restants, tout en adoptant une bonne administration digitale (e-gestion), avant de classer les papiers, afin qu’ils puissent être produits, au besoin. Car une entreprise digitale ne signifie pas pour autant qu’il faille abandonner la matière papier.
Il est évident que cela peut représenter des heures et des heures de travail. Un luxe que les entrepreneurs ne peuvent pas se permettre ; sachant que la loi sur la transition numérique les exhorte à être plus productifs et compétitifs ; ce qui crée un paradoxe.
Heureusement, pour remédier au temps ou aux compétences qui manquent, les chefs d’entreprise se tournent dorénavant vers des prestataires extérieurs, pour externaliser certaines missions. La gestion de l’archivage peut en être une.
Que ce soit pour la matière papier ou pour les documents dématérialisés, il est primordial d’adopter une politique de gestion des documents efficace et facile à prendre en main, par le biais d’une GED (Gestion Electronique des Documents), par exemple. Les sociétés de stockage des archives peuvent mettre cela en place, au sein de l’entreprise. La rationalisation des coûts et l’efficacité au quotidien sont deux raisons qui peuvent pousser un chef d’entreprise à opter pour cette solution.